Condiciones del servicio

Última actualización: 14 de octubre de 2026

1. Quién presta el servicio y a quién se dirige

El servicio «Cobros llave en mano» lo presta Alejandro Albarca Martínez, profesional autónomo que opera con el nombre comercial Engranza, con NIF 41572137M y domicilio en C/ Pare Francesc Molina, 26, 5º A, 07003 Palma (Illes Balears), España (en adelante, «Engranza»). Puedes escribirnos a [email protected].

El servicio se dirige exclusivamente a empresas y profesionales que actúan dentro de su actividad empresarial o profesional (en adelante, «el Cliente»). No se presta a consumidores.

Estas condiciones se aplican junto con la propuesta escrita que recibe cada Cliente. Si algo de la propuesta contradice estas condiciones, prevalece la propuesta.

En estas condiciones llamamos:

Deudores: los clientes del Cliente a los que se emiten y reclaman las facturas.
Sistema: el conjunto de conexiones, automatizaciones, plantillas de mensajes, reglas de conciliación e informes que Engranza configura para el Cliente.
Puesta en marcha: el día en que el Sistema empieza a funcionar con las facturas reales del Cliente, después de las pruebas.

2. Cómo se contrata

En esta web no se contrata ni se paga nada. Después de una primera llamada, Engranza envía una propuesta escrita que detalla, al menos:

el programa de facturación y los bancos que se conectan;
los canales de aviso (email, WhatsApp, SMS) y la secuencia de recordatorios prevista;
el precio del alta y de la cuota mensual;
el plazo estimado de puesta en marcha;
los servicios de terceros que hacen falta y su coste aproximado.

La propuesta es válida durante 30 días. El contrato queda formalizado cuando el Cliente la acepta por escrito, por email o con firma. Antes de empezar a trabajar con datos reales, las partes firman también el contrato de encargo de tratamiento descrito en el apartado 14.

3. Qué incluye el servicio

3.1. El alta

Revisión de cómo factura y cobra hoy el Cliente.
Conexión del programa de facturación (por ejemplo, Holded, a3, Sage u Odoo) y de las cuentas bancarias acordadas.
Configuración de la emisión y el envío de facturas a partir de pedidos, albaranes o contratos, en la medida en que el programa del Cliente lo permita.
Configuración de la secuencia de recordatorios antes y después del vencimiento, con los textos, el tono, los canales y los horarios que apruebe el Cliente.
Configuración de la conciliación de cobros: los movimientos del banco se asocian a sus facturas y los casos dudosos pasan a revisión de una persona antes de darse por cobrados.
El enlace de pago o los datos bancarios del Cliente en cada aviso. El enlace usa la pasarela de pago del Cliente, si tiene una.
Un extracto mensual para cada Deudor con sus facturas pendientes.
Si el Cliente lo activa, el cálculo en los avisos de los intereses de demora previstos en la Ley 3/2004. El Cliente decide si los reclama.
El informe semanal de cobros que se envía cada lunes.
Pruebas con facturas reales del Cliente, formación a las personas de su equipo que vayan a usarlo y documentación de lo montado.
Ajustes durante los 30 días siguientes a la puesta en marcha, sin coste adicional.

El plazo orientativo de puesta en marcha es de 2 a 3 semanas desde que el Cliente entrega los accesos e información del apartado 5. Los retrasos en esa entrega amplían el plazo en la misma medida.

3.2. La cuota mensual

Vigilancia de que las conexiones, los envíos y la conciliación siguen funcionando, y corrección de las incidencias.
Los mensajes de WhatsApp y SMS de la secuencia de avisos, dentro del uso normal del tramo contratado (apartado 7).
El informe de cobros de cada lunes, con los Deudores a los que conviene llamar.
Una revisión mensual de 30 minutos por videollamada.
Los ajustes necesarios cuando cambian los clientes, los bancos, los textos o los programas conectados, dentro del alcance de la propuesta.

Los cambios que amplíen el alcance de forma sustancial, como conectar un programa o un banco nuevo, añadir otra empresa del grupo o cambiar de programa de facturación, se presupuestan aparte y no se ejecutan sin la aceptación del Cliente.

4. Qué no incluye

El recobro judicial o extrajudicial frente a los Deudores, las llamadas de cobro y la negociación de deudas. Cuando un Deudor no paga tras la secuencia de recordatorios, el Sistema avisa al Cliente para que actúe él.
La compra o el adelanto de facturas (factoring, confirming u otra forma de financiación).
El asesoramiento jurídico, fiscal o contable. La contabilización definitiva de los cobros y la llevanza de la contabilidad siguen siendo responsabilidad del Cliente y de su asesoría.
Las licencias y los costes de los servicios de terceros del apartado 8.
La migración de datos de un programa a otro y el desarrollo de software a medida no previsto en la propuesta.

5. Qué necesitamos de ti

Para que el servicio funcione, el Cliente se compromete a:

Facilitar los accesos necesarios a su programa de facturación, a sus bancos y a los canales de envío. Las cuentas están siempre a nombre del Cliente; Engranza accede con los permisos mínimos necesarios y, en el banco, con acceso de solo lectura cuando el banco o el proveedor lo permite.
Dar información correcta y completa sobre sus Deudores, sus condiciones de pago y sus facturas.
Revisar y aprobar los textos de los mensajes y los primeros envíos antes de que el Sistema funcione de forma automática.
Avisar cuanto antes de los cobros recibidos por otras vías, los aplazamientos acordados, las facturas en disputa y los Deudores a los que no se debe reclamar, para que se pausen sus recordatorios.
Revisar los casos de conciliación dudosos que el Sistema le pase.
Mantener activos y al día los servicios de terceros contratados a su nombre.
Designar a una persona de contacto con capacidad para aprobar mensajes y decidir sobre el servicio.

6. Mensajes que se envían en tu nombre

Los recordatorios se envían en nombre del Cliente, desde sus cuentas y con los textos que él aprueba. El Cliente es quien reclama sus facturas y quien responde ante sus Deudores del contenido de los mensajes.

El Cliente garantiza que puede tratar los datos de sus Deudores y contactarles por los canales elegidos, que esos datos se han obtenido de forma lícita en su relación comercial y que cumple las condiciones de uso de cada canal. En particular, WhatsApp exige que el destinatario haya aceptado recibir mensajes de la empresa; si el Cliente no puede acreditarlo, ese Deudor se reclamará por email o SMS.

Engranza no configurará mensajes amenazantes, que revelen la deuda a terceros distintos del Deudor o que se envíen fuera del horario acordado. Por defecto, los avisos solo se envían en días laborables y en horario de oficina. El Cliente puede pausar en cualquier momento la secuencia de un Deudor o todos los envíos.

7. Precio, facturación y pago

Alta: 2.000 €, salvo que la propuesta indique otro importe, por ejemplo dentro del programa de clientes fundadores. Se factura el 50 % al aceptar la propuesta y el 50 % restante en la puesta en marcha.
Cuota: por tramos según el número de facturas que emite el Cliente al mes, salvo que la propuesta indique otra cosa: hasta 300 facturas al mes, 250 €/mes; hasta 1.000 facturas al mes, 400 €/mes. Incluye los avisos por WhatsApp y SMS. Se factura por meses adelantados desde el mes de la puesta en marcha; el primer mes se prorratea por días.
Impuestos: todos los precios se expresan sin IVA, que se añade en la factura al tipo vigente.
Pago: por transferencia o domiciliación bancaria, en un plazo de 15 días desde la fecha de factura.

Cambio de tramo. Cada mes se cuentan las facturas que el Cliente emitió el mes anterior. Si corresponden a otro tramo, el nuevo precio se aplica desde el mes siguiente, tanto si sube como si baja, y Engranza lo indica en la factura. Si el Cliente supera las 1.000 facturas al mes, Engranza le propondrá un precio a medida; mientras no se acuerde, se aplica la cuota del tramo más alto.

Mensajes incluidos. La cuota incluye los mensajes de WhatsApp y SMS dentro del uso normal: los de la secuencia de avisos acordada en la propuesta, con un máximo de tres mensajes de WhatsApp o SMS por factura. Si el uso supera ese límite de forma continuada durante dos meses, Engranza lo comunicará y propondrá un ajuste antes de facturar nada adicional.

7.1. Programa de clientes fundadores

Mientras el programa esté abierto, Engranza puede ofrecer el alta por 1.500 € en lugar de 2.000 €. La cuota mensual es la misma que para el resto de clientes. El programa puede cerrarse en cualquier momento; el cierre no afecta a los clientes que ya lo hayan aceptado.

A cambio, el cliente fundador solo se compromete a una cosa: autorizar a Engranza a publicar su caso de éxito en esta web, con el nombre y el logotipo de su empresa y sus resultados (por ejemplo, los días que tardaba en cobrar antes y después). No tiene que dar testimonios, atender llamadas ni hacer de referencia para otras empresas.

El caso se publica cuando hay resultados que medir, no al terminar el alta: como pronto, tres meses después de la puesta en marcha, para poder comparar los días de cobro antes y después. Y siempre después de que el cliente haya revisado y aprobado el texto y las cifras. Engranza no publicará información confidencial de sus Deudores.

El cliente puede retirar su autorización en cualquier momento escribiendo a [email protected]. Engranza retirará el caso publicado en un plazo máximo de 30 días, y el cliente conserva el precio del alta que pagó.

7.2. Garantía «Cobra antes o te devolvemos todo»

La garantía se aplica a los clientes fundadores cuyo retraso medio de cobro sea de 10 días o más al contratar.

Retraso: días entre el vencimiento de cada factura y el día en que se cobra. El retraso medio se pondera por el importe de cada factura. Las facturas que sigan sin cobrar al final de un periodo cuentan con los días transcurridos hasta ese día.
Punto de partida: el retraso medio de las facturas que vencieron en los 6 meses anteriores a la puesta en marcha, calculado con los datos del programa de facturación y del banco del Cliente. Engranza envía este cálculo al Cliente antes de la puesta en marcha.
Objetivo: que el retraso medio de las facturas que venzan en los 4 meses siguientes a la puesta en marcha sea al menos un 30 % inferior al punto de partida.
Si no se alcanza: el Cliente puede pedirlo por email en los 30 días siguientes al final del periodo. Engranza le devuelve el alta y las cuotas pagadas en un plazo de 30 días, y el contrato termina sin permanencia ni penalización.
Qué no cuenta: las facturas en disputa, los aplazamientos acordados por el Cliente, los Deudores en concurso y los Deudores cuyos avisos el Cliente haya pausado.
Cuándo no se aplica: si el Cliente no cumple lo previsto en el apartado 5 de forma que impida prestar el servicio, por ejemplo si no entrega los accesos o no aprueba los mensajes.

Si un pago se retrasa, se aplicarán los intereses de demora y la compensación por costes de cobro previstos en la Ley 3/2004, de medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales. Si el retraso supera los 30 días, Engranza podrá suspender el servicio tras avisar al Cliente por email con 15 días de antelación. La suspensión no interrumpe la permanencia.

A partir del segundo año de cuota, Engranza puede revisar el precio una vez al año, avisando por email con al menos 30 días de antelación. Si el Cliente no está de acuerdo, puede darse de baja antes de que se aplique el nuevo precio, sin penalización.

8. Servicios y costes de terceros

Los mensajes de WhatsApp y SMS están incluidos en la cuota en los términos del apartado 7, y Engranza paga directamente a esos proveedores. La cuenta de WhatsApp Business y el remitente de los SMS se dan de alta con el nombre de la empresa del Cliente.

El resto de servicios de terceros se contratan a nombre del Cliente y él los paga directamente a cada proveedor: por ejemplo, la licencia de su programa de facturación, el servicio de envío de emails, la pasarela de pago o el servicio de conexión bancaria. La propuesta estima estos costes, pero dependen de cada proveedor y del volumen.

Engranza no responde de los cambios de precio, condiciones o funcionamiento de esos servicios ni de sus interrupciones, aunque avisará al Cliente y adaptará el Sistema dentro de lo que cubre la cuota.

9. Duración, permanencia y baja

Permanencia de 12 meses en la cuota. Los 12 meses se cuentan desde la puesta en marcha. Después, la cuota se renueva automáticamente mes a mes y el Cliente puede darse de baja cuando quiera, avisando por email con 30 días de antelación.

Si el Cliente se da de baja antes de cumplir los 12 meses, deberá pagar las cuotas que falten hasta completarlos, salvo que la baja se deba a un incumplimiento de Engranza o al ejercicio de la garantía del apartado 7.2.

Cualquiera de las partes puede resolver el contrato si la otra incumple de forma grave sus obligaciones y no lo corrige en los 15 días siguientes a recibir un aviso por escrito.

Si el Cliente decide no seguir adelante antes de la puesta en marcha, Engranza conservará el primer 50 % del alta como pago del trabajo realizado.

10. Qué pasa al terminar

Todo lo montado sigue en las cuentas del Cliente y documentado, para que lo pueda seguir usando o lo retome otro proveedor.
Engranza entregará la documentación actualizada y retirará sus accesos en los 30 días siguientes.
Durante esos 30 días, Engranza colaborará de forma razonable en el traspaso a quien indique el Cliente, con un máximo de dos horas de trabajo sin coste.
Los datos que Engranza tenga por cuenta del Cliente se devolverán o suprimirán según el contrato de encargo de tratamiento.

11. Propiedad de lo construido

Cuando el Cliente ha pagado el alta completa, son suyos las configuraciones, automatizaciones, plantillas e informes creados específicamente para él, junto con su documentación.

Engranza conserva la propiedad de sus conocimientos, métodos y componentes genéricos que reutiliza en distintos proyectos. Si alguno de ellos forma parte del Sistema, el Cliente recibe una licencia gratuita, indefinida y no exclusiva para usarlo y modificarlo dentro de su empresa.

Los programas y servicios de terceros se rigen por las licencias de sus titulares.

12. Soporte e incidencias

Las incidencias se comunican por email a [email protected]. Se atienden en días laborables, de 9:00 a 16:00 (hora peninsular española), con una primera respuesta en un plazo máximo de un día laborable. Si una incidencia afecta a los envíos, el primer paso será pausarlos para que no salga ningún mensaje incorrecto.

Engranza no puede garantizar la disponibilidad permanente de los servicios de terceros (bancos, programas de facturación, WhatsApp, operadores de SMS o de email), pero vigilará que el Sistema se recupere cuando vuelvan a funcionar.

13. Resultados y responsabilidad

Engranza presta el servicio con la diligencia de un profesional del sector. El objetivo es que ninguna factura se quede sin reclamar a tiempo, pero el pago depende de los Deudores: Engranza no garantiza que se cobren las facturas ni una reducción concreta de los días de cobro, salvo lo previsto en la garantía del apartado 7.2. Las cifras de esta web, incluida la calculadora, son estimaciones orientativas.

Engranza no responde de:

los impagos o retrasos de los Deudores;
los daños indirectos, como el lucro cesante o la pérdida de clientes;
los errores causados por información incorrecta o incompleta del Cliente, o por no avisar de cobros, acuerdos o disputas;
el contenido de los mensajes aprobados por el Cliente;
los fallos o cambios de los servicios de terceros.

En todo caso, la responsabilidad total de Engranza por el contrato se limita al importe que el Cliente le haya pagado en los 12 meses anteriores al hecho que la cause. Esta limitación no se aplica en caso de dolo o culpa grave.

14. Protección de datos y confidencialidad

Para prestar el servicio, Engranza trata por cuenta del Cliente los datos de sus Deudores y de sus facturas y cobros. El Cliente es el responsable de esos datos y Engranza actúa como encargado del tratamiento. Antes de empezar se firma un contrato de encargo de tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD, que regula, entre otras cosas:

que Engranza solo trata los datos siguiendo las instrucciones del Cliente y para prestar el servicio;
las medidas de seguridad aplicadas;
los subencargados que intervienen, con la obligación de avisar al Cliente antes de cambiarlos para que pueda oponerse;
la ayuda al Cliente para atender los derechos de los interesados;
el aviso al Cliente, sin dilación indebida, de cualquier brecha de seguridad;
la devolución o supresión de los datos al terminar el contrato.

El tratamiento de los datos de contacto del propio Cliente y de sus personas de contacto se explica en la política de privacidad.

Las dos partes mantendrán la confidencialidad de la información de la otra a la que accedan por el contrato, incluidas las condiciones económicas, durante su vigencia y los tres años siguientes. Engranza solo mencionará al Cliente como referencia o caso de éxito si este lo autoriza expresamente.

15. Otras condiciones

Comunicaciones. Las comunicaciones del contrato, incluidos los avisos de baja, se hacen por email a las direcciones que figuren en la propuesta aceptada.

Cambios en estas condiciones. Engranza puede actualizar estas condiciones. Los cambios se aplican a los contratos nuevos; a los vigentes, solo después de avisar al Cliente por email con 30 días de antelación, y el Cliente puede darse de baja sin penalización si no los acepta.

Partners. El programa de partners se rige por su propio acuerdo.

Ley y tribunales. El contrato se rige por la legislación española. Para cualquier controversia, las partes se someten a los juzgados y tribunales de Palma (Illes Balears).